Il reste beaucoup d'espaces-horaires à combler. Une description des différents rôles se trouve au bas de ce message.

Si vous êtes disponibles pour cuisiner d'ici l'événement, de jour ou de soir, appelez Maria au 514.521.8141

Pour tous les autres rôles, on vous invite à nous indiquer vos disponibilités:

La grille excel de l'horaire se télécharge en cliquant le lien suivant : http://ubuntuone.com/p/pbr/

Entrez votre prénom et 1ère lettre du nom de famille (ex: tim b) aux cases des tâches que vous voulez faire (celles en rouge restent à combler).
Sauvegardez le document en incluant votre nom dans le titre (ex: michael_b_horaire.xls), attachez le document à un courriel et envoyez-le à Timothé : tim.bronkhorst(a)gmail.com

Il placera alors au lien ci-dessus la grille mise à jour incluant les tâches que vous avez prises.

Si, entre deux mises à jour de la grille, deux personnes choisissent les mêmes tâches et qu'il n'en faut qu'une, il vous contactera pour voir à vous répartir des tâches complémentaires.

En ajoutant votre no. de téléphone avec votre courriel, ça pourra simplifier le suivi.

Si c'est difficile pour vous de procéder ainsi, vous pouvez appeler Timothé au 514.931.4188

Au plaisir de se voir en fin de semaine !

Liste de tâches bénévoles (selon secteurs) – VAEL 2011

Aide générale (bénévoles volants)

• Aider à aménager l’espace (tables/chaises/kiosques/signalisation)

• Aider les participant-e-s à repérer le local où ils/elles désirent se rendre

• Eau : Remplir les pichets d'eau dans les salles, rapporter les tasses au Fractal par la suite

   

• Se promener afin de s’assurer que les participant-e-s respectent la signalisation (couloirs à ne pas emprunter) et ne se perdent pas.

• Aider à toute autre tâche, au besoin (point de ralliement : la table d’accueil!)

À la table d’accueil

• Accueillir les participant-e-s : distribuer la programmation, informer sur l’horaire et les lieux.

• Suggérer la contribution de 5$ et gérer la petite caisse de contribution volontaire(donner les surplus à la responsable, Laurence)

• Inciter à s'inscrire à la liste de diffusion

• Distribuer cocardes et coupons (bouffe-bières) pour les bénévoles

• Donner coupons (bouffe-bière) aux invités

• Donner coupons du participant aux personnes inscrites par internet (donnant accès prioritaire aux repas)

• Donner formulaire d’évaluation aux invités et participants.

• Permettre aux bénévoles de consulter les feuilles de tâches (grille horaire et descriptions)

• Donner la pochette de presse aux journalistes

• Inviter les participant-e-s à laisser un commentaire dans le livre d’or

Service au Café Fractal

• Préparer thé et café

• Servir café, thé, kombucha, collations (contribution volontaire)

• Aider au service des repas vendredi et samedi soir

• Vendre bières le samedi soir, durant la soirée festive

• Laver les tasses et les autres items liés au service au café.

• Cocher les cartes des participants et bière gratuits pour bénévoles et présentateurs

Bouffe :

Préparation :

• Aider à compléter la préparation des repas

• Aider à aménager le Hall à côté du Fractal pour le repas du samedi soir et la Chaufferie pour les repas du midi.

• Mettre de côté assez de repas pour bénévoles, invités et gens inscrits

Service :

• Servir les repas en priorisant les participant-e-s ayant réservé leurs repas (demander leur carte repas du participant).

• Cocher les cartes repas du participant

• Recueillir les contributions volontaires

   

Nettoyage :

• Nettoyer le Fractal (vendredi et samedi soirs) et la Chaufferie (samedi et dimanche midi) après les heures de repas

• Lavage de vaisselle (préparer station lavage + utiliser le lave vaisselle après pré-lavage)

• S'assurer que le coin nourriture et breuvages est propre, bien aménagé, etc.

• Aider au gros nettoyage du Fractal à chaque fin de journée, particulièrement le samedi soir, après la soirée festive (de 23h30 à minuit)

Dans les activités artistiques

Art continu et enfants :

• Inciter les gens à participer à la création

• Gérer le matériel artistique

• Surveiller les enfants (dans l'espace de bricolage parents-enfants)

Soirée artistique :

Aide à la technique :

• Assister le technicien lors du test et de la soirée

Accueil des artistes :

• Diriger les artistes

• Les aider avec leur matériel

• Répondre à leurs questions…

Olympiades du transport actif

• Diriger les participants avant et durant la course

• Aider à la distribution des objets

• Encourager les participants

Dans les autres activités (ces rôles sont déjà tous distribués)

Modérateur :

• permettre la distribution de la parole et s’assurer que les animateurs respectent le concept de discussions et non de simple exposé magistral.

• Annoncer aux participants les prochaines activités et leur lieu (ateliers, heure du dîner, etc.) 10 minutes avant la fin

• Son : Arriver 10 minutes à l'avance afin de déverrouiller le meuble multimédia et s’assurer que tout fonctionne comme prévu, avec le/la/les invité-e-s ayant besoin de l’audio-visuel.